Business Process Outsourcing

Per Business Process Outsourcing o più comunemente BPO, si intende quell’insieme di processi “no core” che, venendo esternalizzati verso Partner esperti, permettono all’Azienda di ottenere un sostanziale vantaggio in termini di economicità.

In questi processi, l’Azienda mantiene il controllo sulla funzione delegata ma ha l’opportunità di concentrarsi maggiormente verso le attività fondamentali di “core business”, massimizzando i propri standard qualitativi. 

Fin dal 2002 gestiamo progetti complessi di Business Process Outsourcing.

Per tutta la durata del progetto, mettiamo a disposizione del Cliente:

• un Project Manager
• un team tecnico dedicato
• un team di operatori appositamente selezionati e formati
• strumenti per la gestione logistica e organizzativa
• sistema di monitoraggio e feedback
• supporto continuo

Nel nostro approccio di gestione è fondamentale assegnare al progetto di BPO una corretta definizione del workflow.

La  metodologia prevista, già a partire dalla definizione della commessa, comprende:

• l’identificazione della sequenza temporale del processo e delle sue logiche decisionali
• la razionalizzazione delle attività all'interno della nostra struttura, rispettando sempre la mission dettata dal Cliente
• nello sviluppo del ciclo lavorativo, la rielaborazione dei flussi ottimizzando i task. In particolar modo, la corretta definizione dei ruoli e delle azioni degli operatori
• la creazione di strumenti dedicati al monitoraggio costante del processo permettendo il controllo strategico da parte del Cliente.

Ci curiamo della gestione funzionale e operativa garantendo flessibilità, focalizzazione sul servizio e qualità.

Abbiamo gestito

progetti per Sicav, Assicurazioni, Istituti di Credito

Di seguito condividiamo alcune soluzioni che, nel corso della nostra storia, riteniamo essere maggiormente rappresentative per i risultati ottenuti.

Per Vodafone Italia Spa, abbiamo gestito l’enorme mole di corrispondenza di ritorno, di tipo amministrativo, costituita da ricevute di raccomandate o buste non recapitate.

Dal punto di vista logistico abbiamo ridotto drasticamente i tempi di recupero grazie ad una efficiente strategia che ottimizzava la gestione della casella postale.

Dal punto di vista operativo abbiamo realizzato un workflow in grado di classificare le differenti casistiche documentali assegnandone la relativa priorità.
All’interno del progetto è stato attivato un archivio ottico contenente le immagini dei documenti la cui consultazione agevolava il Customer Care nell'evasione delle pratiche. Il processo comprendeva la tracciatura di tutte le fasi di lavorazione dall'arrivo fino allo stoccaggio e il materiale veniva restituito corredato da un DataBase con le informazioni logistiche di ogni singolo documento. 

Il nostro intervento si è rivelato determinante per ottimizzare e velocizzare le attività gestionali  contribuendo ad elevare gli standard qualitativi del Customer Care di Vodafone Italia Spa.

Per Banca Antonveneta (ora MPS), abbiamo gestito la modulistica di Sicav italiane ed estere. 
Il punto critico era costituito dai tempi ristretti dettati dalle procedure interne per ricevere la documentazione legata alle operazioni sui Fondi. 
in caso di ritardo, infatti, le operazioni sarebbero state a rischio di annullamento.

Il nostro intervento si è quindi concentrato su:

• ottimizzazione delle procedure di controllo
• gestione dei flussi documentali e della logistica 
• notifica delle anomalie
• realizzazione ed elaborazione di reportistiche dettagliate per singolo documento

Ricevuta la modulistica direttamente dalle filiali della Banca, ogni documento veniva verificato. In caso di anomalia, il fascicolo veniva restituito alla filiale di competenza per essere bonificato. Se validato, si procedeva con una digitalizzazione dello stesso in modo tale da trasmettere alla Banca e alle Sicav l’anteprima dell’operazione. Terminato il processo tutta la documentazione veniva smistata agli uffici di competenza per l'archiviazione dell'originale.