Conservazione Sostitutiva

Per conservazione sostitutiva si intende la procedura che convalida un documento informatico in un documento legale conforme alla legge italiana.

Il documento informatico può derivare da un documento cartaceo o da un documento digitale.

In entrambi i casi, la conservazione sostitutiva costituisce l'anello di chiusura del processo di archiviazione documentale e consente:

• lo snellimento dei processi amministrativi
• la riduzione degli errori gestionali
• l’abbattimento dei costi di stoccaggio

Innanzitutto per l’esperienza: dal 2004 ci occupiamo di Conservazione sostitutiva e delle sue fasi accessorie.

Per tutta la durata del progetto, mettiamo a disposizione del Cliente:

• un Project Manager
• un team tecnico dedicato allo sviluppo
• supporto tecnico
• supporto legale fornito da consulenti specializzati

Mettiamo a disposizione un servizio di tipo “full outsourcing”, per cui il Cliente non dovrà più preoccuparsi di firma digitale, marcatura temporale, ridondanza dei dati, certificazioni dei processi ed eventuali richieste di documentazione da parte degli organi ispettivi.

Il Cliente delega alla nostra Azienda tutte le funzioni e gli oneri corrispondenti alla figura legale di Responsabile della Conservazione.

Tutta la gestione e la responsabilità del servizio sono a carico nostro.

Forniamo anche la consulenza legale sull’iter burocratico da seguire affinché la Conservazione sostitutiva sia valida ai fini di legge.

Abbiamo realizzato soluzioni per la gestione di

Fatture di vendita/acquisto Italia/Estero, note di credito/debito, DDT di vendita Italia/Estero, piani di carico

Di seguito condividiamo alcune soluzioni che, nel corso della nostra storia, riteniamo essere maggiormente rappresentative per i risultati ottenuti.

Per F.A.R. Spa, storica Azienda veneta produttrice di cornici e complementi d’arredo, abbiamo implementato, all’interno di un progetto di gestione documentale, un servizio di Conservazione Sostitutiva per la documentazione amministrativa.

Fasi del processo :

• inoltro dei flussi di fatturazione da parte del Cliente
• verifiche di leggibilità con individuazione di eventuali file corrotti
• verifica della coerenza delle informazioni
• test di validazione
• creazione dell'archivio definitivo
• apposizione delle firme digitali
• apposizione della Marca temporale
• riversamento nella struttura di Conservazione

Il servizio, fornito in full outsourcing, ha permesso a F.A.R. Spa di ottenere il completo controllo dei propri archivi gestionali rendendoli conformi alla legge e delegando in toto la figura del Conservatore con tutti gli oneri previsti. 

Contestualmente sono stati abbattuti i costi tipici dei processi di Conservazione Sostitutiva ossia i costi infrastrutturali e quelli relativi alla consulenza legale.

Per Gruppo Inox Spa, Azienda leader nel settore metallurgico, è stato attivato un servizio di Conservazione Sostitutiva nell’ambito della fatturazione attiva e della gestione dei DDT (documenti di trasporto).

Il processo prevedeva la stessa struttura adottata per F.A.R. Spa, ma si distingueva per l'implementazione di una soluzione specifica. In tempi rapidi tutti i distaccamenti amministrativi potevano consultare l'elevata mole di documenti prodotta dalle filiali distribuite sul territorio nazionale.

La generazione della copia digitale dei DDT, integrata nel sistema aziendale di gestione documentale, ha permesso all'Amministrazione centrale di poter affrontare rapidamente tutte le verifiche di volta in volta necessarie.

Grazie alla sinergia con il Dipartimento IT del Gruppo Inox Spa è stato possibile apporre dei riferimenti condivisi sui documenti stampati che hanno reso più veloce l'operazione di indicizzazione e relativa catalogazione.

Terminato il processo, abbiamo ricevuto il compito di distruggere tutto il materiale cartaceo.

Anche in questo caso, la modalità di erogazione in full outsourcing ha consentito al Gruppo Inox Spa di godere di un completo controllo dei propri archivi gestionali, aumentando l’efficienza delle operatività amministrative senza appesantire la struttura interna con un ufficio preposto.