Archiviazione ottica

L’archiviazione ottica (o digitale) è il servizio di digitalizzazione che permette di trasformare un archivio fisico o un faldone di documenti in un archivio informatico composto da files in formato leggibile come i PDF. 

Per archiviazione ottica si intente anche il servizio di creazione di un archivio informatico da fonti dati strutturate che devono aggregate e convertite in un documento informatico leggibile.

L’archiviazione ottica è:

• l'operazione primaria per rendere sicuro un documento preservandolo, nel tempo, dalla distruzione e dallo smarrimento fisico
• il metodo ideale per permettere la consultazione facile, contemporanea e sicura, da utenti diversi e da device diversi
• lo strumento con il quale si possono ottimizzare i tempi e i costi di gestione, così da rendere la gestione documentale acceleratore di efficienza
• il processo che rende possibile l'implementazione di progetti come la Conservazione Sostitutiva.

Per l’esperienza: fin dal 1990 siamo presenti nel campo dei servizi di archiviazione ottica. Questa lunga esperienza ci consente di affrontare progetti di digitalizzazione di qualsiasi mole e complessità.

Per tutta la durata del progetto, mettiamo a disposizione del cliente:

• un project manager
• un team tecnico dedicato allo sviluppo
• supporto continuo

Il nostro processo di archiviazione ottica si compone delle seguenti fasi:

Digitalizzazione e conversione

L'avvio del progetto prevede una prima analisi con il Cliente per l'individuazione delle logiche di archiviazione, classificazione dei documenti e obiettivi logici e tecnici.

Nei progetti, nei quali l’origine è una fonte dati elettronica, la digitalizzazione avviene per mezzo di software di conversione creati ad hoc dal nostro staff di sviluppo generando documenti leggibili o stampabili. Diversamente, la generazione dell'immagine avviene per mezzo della scansione ottica.

La nostra unità di scansione è dotata di moderni scanner di produzione ad alta velocità, che elaborano centinaia di pagine al minuto e che sono dotati di strumenti di controllo ad ultrasuoni per garantire che tutti i documenti siano digitalizzati in modo ottimale.

Controllo

I nostri operatori hanno a disposizione degli strumenti appositamente studiati per svolgere questa fase cruciale. Il Project Manager ha la supervisione dell’intera attività grazie ad un sistema di monitoraggio con feedback in tempo reale. Per ogni documento trattato viene sempre registrata la cronologia di lavorazione. Informazione utile per verifiche anche a distanza di tempo.

Esportazione

Il risultato del processo di archiviazione digitale è costituito da immagini che vengono incorporate in file standard che diventano disponibili per la consultazione digitale.

In questa fase avviene la customizzazione del processo tramite l’integrazione ad hoc con il sistema informatico del Cliente permettendo il riversamento nei repository web aziendali, anche cloud, nei sistemi GED e nella Conservazione sostitutiva.

Abbiamo realizzato soluzioni per la gestione di

Documenti di mutuo, privacy, specimen, contratti, moduli bancari, fatture, DDT, note di credito, ordini, piani di carico, bollettini, coupon, raccomandate, di produzione e tecnica, curricula, Tarsu, Tares, ICI, IMU.

Di seguito condividiamo alcune soluzioni che, nel corso della nostra storia, riteniamo essere maggiormente rappresentative per i risultati ottenuti.

Per F.A.R. Spa, storica Azienda veneta nella produzione di cornici e complementi d’arredo, abbiamo implementato un servizio di Archiviazione Ottica per la digitalizzazione e indicizzazione degli ordini e delle schede tecniche legate alla produzione.

Durante le varie fasi di lavorazione gli operatori riportavano delle annotazioni direttamente sulle schede di produzione. I dati riportati si sono dimostrati un patrimonio prezioso sia per mantenere alto il livello qualitativo sia per essere utilizzato nella gestione dei servizi di post vendita oltre che per gli audit interni.

A seguito del nostro intervento, il personale tecnico e amministrativo di F.A.R. Spa, ha potuto consultare con rapidità tutto il fascicolo di commessa direttamente dalla propria postazione accedendo al sistema software documentale. Questa possibilità si è rivelata particolarmente efficace nella risoluzione delle contestazioni. 

 

I vantaggi ottenuti sono stati molteplici:
 

• riduzione dei tempi di intervento nella gestione e risoluzione delle contestazioni 
• razionalizzazione degli audit aziendali ai fini qualitativi 
• immediata disponibilità di un patrimonio storico di informazioni 
• aumento della Customer Satisfaction 
• riduzione dei costi operativi interni

 

 

Con Sit La Precisa Spa, Leader mondiale nella produzione di componentistica per il settore del riscaldamento, abbiamo realizzato un progetto di Archiviazione Ottica per la digitalizzazione del patrimonio storico relativo ai fascicoli tecnici dei prodotti.

Tutto il materiale, costituito da relazioni, schede tecniche e fotografie, è stato acquisito mediante scanner industriali e indicizzato per la ricerca.

Le informazioni recuperate sono state integrate con quelle accessorie provenienti dal CRM aziendale e confluite in un nuovo DataBase con la funzione di archivio tecnico. 

È stato quindi messo a disposizione un software per la rapida consultazione delle pratiche.

I benefici introdotti sono stati:

• messa in sicurezza delle informazioni tecniche
• facile recupero di dati storici e di case history
• condivisione delle informazioni all'interno dei gruppi di lavoro suddivisi tra le varie sedi internazionali.  
• eliminazione dell’archivio cartaceo